Aplikasi Kuitansi di Excel Tanpa VBA

1. Pendahuluan

Microsoft Excel dikenal luas sebagai aplikasi pengolah angka, namun sebenarnya kemampuannya jauh lebih fleksibel. Dengan kombinasi logika sederhana dan fitur-fitur dasar, Excel dapat dimanfaatkan untuk membuat dokumen administratif seperti kuitansi pembayaran. Artikel ini membahas secara rinci cara membuat aplikasi kuitansi di Excel versi 2010 yang tidak memerlukan kode VBA (Visual Basic for Applications), sehingga aman dan kompatibel untuk semua pengguna.

Metode ini sangat cocok bagi sekolah, UMKM, kantor layanan publik, atau lembaga lainnya yang secara rutin mengeluarkan kuitansi, namun tidak memiliki sistem pencatatan digital khusus. Dengan memanfaatkan Excel, Anda bisa mencetak banyak kuitansi hanya dengan memilih nomor transaksi dari daftar, dan semua isi kuitansi akan otomatis terisi. Untuk kuitansi versi pakai macro / VBA bisa dilihat di halaman ini

2. Struktur Sheet dan Data

Aplikasi ini menggunakan dua buah sheet utama:

• Sheet “data” – tempat menyimpan daftar transaksi.
• Sheet “Kuitansi” – template yang akan menampilkan informasi berdasarkan transaksi yang dipilih.

Penjelasan Sheet “data”

Sheet ini berisi data mentah transaksi, dengan format kolom seperti berikut:

No	Tanggal	No Bukti	Uraian	Kredit	Jumlah	Penerima	Tgl Transfer	Terbilang
1	01/01/2024	KW001	Pembayaran Fotocopy	1.000.000	1000000	Ahmad	02/01/2024	Satu juta rupiah

Keterangan:

• No: Nomor transaksi sebagai pengenal unik.
• Tanggal / Tgl Transfer: Waktu transaksi dilakukan.
• No Bukti: Nomor bukti pembayaran.
• Uraian: Penjelasan keperluan pembayaran.
• Kredit / Jumlah: Nominal pembayaran (dalam bentuk teks dan angka).
• Penerima: Nama penerima uang.
• Terbilang: Nominal dalam bentuk huruf.

3. Format Template Kuitansi

Sheet “Kuitansi” berisi desain template dokumen yang menyerupai kuitansi resmi dalam bentuk cetakan. Template ini terdiri dari elemen-elemen penting seperti:

• Nomor kuitansi (diambil dari kolom No pada sheet data)
• Nama penerima uang
• Jumlah uang dalam angka dan terbilang
• Uraian pembayaran
• Tanggal transaksi
• Tanda tangan penerima

Contoh Isi Template

KUITANSI

Sudah terima dari:      [Nama Pengirim/Penerima]
Uang sejumlah:          [Terbilang]
Untuk pembayaran:       [Uraian]
Jumlah:                 Rp [Jumlah]
Tanggal:                [Tanggal Transaksi]

Tanda tangan:
________________________
[Nama Penerima]

Semua bagian dalam tanda kurung akan diisi otomatis berdasarkan data di sheet data.

4. Langkah-langkah Pembuatan

Langkah 1: Buat Sheet Data

1. Buat sheet bernama “data”.
2. Isi kolom-kolom seperti No, Tanggal, Uraian, Jumlah, dst.
3. Kolom “Terbilang” dapat diisi manual atau dari hasil konversi eksternal.

Langkah 2: Buat Template Kuitansi

1. Buat sheet baru bernama “Kuitansi”.
2. Susun template dalam format tabel atau teks formal.
3. Sisipkan sel-sel kosong yang akan diisi otomatis dengan rumus Excel.

Langkah 3: Tambahkan Dropdown untuk Pilih Transaksi

1. Pilih sel input transaksi (misalnya J3).
2. Buka menu Data > Data Validation > List.
3. Isi Source dengan: =data!A2:A100
4. Klik OK.

Sel J3 kini menjadi dropdown berisi nomor transaksi dari sheet data.

5. Penggunaan Formula Dinamis

Agar template “Kuitansi” dapat menampilkan data sesuai nomor transaksi yang dipilih di sel J3, kita gunakan kombinasi rumus INDEX dan MATCH. Rumus ini sangat berguna untuk mengambil nilai berdasarkan pencocokan baris.

Menampilkan Nama Penerima

=INDEX(data!G:G, MATCH(J3, data!A:A, 0))

Menampilkan Jumlah (Angka)

=INDEX(data!F:F, MATCH(J3, data!A:A, 0))

Menampilkan Uraian Pembayaran

=INDEX(data!D:D, MATCH(J3, data!A:A, 0))

Menampilkan Tanggal Transfer

=TEXT(INDEX(data!H:H, MATCH(J3, data!A:A, 0)), "[$-id-ID]dd mmmm yyyy")

Menampilkan Nominal Terbilang

=INDEX(data!I:I, MATCH(J3, data!A:A, 0))

Karena Excel 2010 tidak mendukung fungsi BAHTEXT(), kita mengambil teks terbilang dari kolom I yang diisi secara manual atau dari hasil konversi online.

6. Konversi Angka ke Teks (Terbilang) Tanpa VBA

Karena Excel 2010 belum memiliki fungsi BAHTEXT(), kita tidak bisa langsung mengubah angka menjadi teks “terbilang” menggunakan fungsi bawaan seperti di Excel versi terbaru. Namun ada beberapa alternatif yang bisa digunakan tanpa melibatkan VBA atau add-in.

Alternatif 1: Menggunakan Alat Konversi Online

1. Salin nilai dari kolom Jumlah di sheet data.
2. Buka situs konversi angka ke huruf. Contoh:
   https://ndukzlabs.com/kalkulator-terbilang-online-bahasa-indonesia/
3. Tempel angka, lalu salin hasil teks “terbilang”-nya.
4. Tempel kembali ke kolom Terbilang (kolom I) di sheet data.

Alternatif 2: Rumus Terbilang Tanpa VBA dari KelasExcel.id

Jika Anda ingin solusi langsung di dalam Excel tanpa makro dan tanpa situs luar, kelasexcel.id menyediakan cara menyusun teks terbilang dengan rumus Excel murni, tanpa VBA dan tanpa add-in.

Metode ini menyusun konversi angka ke huruf melalui kombinasi rumus kompleks seperti CHOOSE, IF, INT, MOD, dan lainnya. Contoh potongan rumusnya:

=CHOOSE(angka+1,"Nol","Satu","Dua","Tiga","Empat","Lima","Enam","Tujuh","Delapan","Sembilan")

Rangkaian rumus ini dipecah menjadi beberapa kolom untuk membaca per digit angka, lalu dikombinasikan menjadi teks seperti “Satu Juta Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah”.

Langkah Singkat:

1. Kunjungi halaman: kelasexcel.id - Rumus Terbilang Excel
2. Unduh file Excel contoh yang tersedia di sana.
3. Salin worksheet atau rumus yang diperlukan ke file kuitansi Anda.
4. Hubungkan sel Jumlah dari sheet data ke rumus terbilang tersebut.

Kelebihan Metode Ini:

• 100% tanpa VBA atau add-in.
• Bisa langsung diterapkan di Excel 2007, 2010, dan versi lain.
• Format terbilang disesuaikan, seperti menambahkan kata “Rupiah” di akhir atau huruf kapital di awal.

Kelemahannya adalah: rumus ini agak kompleks dan panjang, sehingga akan lebih rapi jika diletakkan di sheet tersendiri dan tidak dicampur dengan sheet utama.

7. Simulasi Cetak Kuitansi

Setelah template siap dan data ditampilkan sesuai nomor transaksi yang dipilih, proses mencetak kuitansi sangat sederhana.

Langkah Cetak Manual

1. Pilih nomor transaksi dari dropdown di sel J3.
2. Periksa apakah semua bidang dalam template sudah terisi dengan benar.
3. Tekan Ctrl + P untuk membuka menu cetak.
4. Pilih printer yang diinginkan atau gunakan Microsoft Print to PDF jika ingin menyimpannya dalam format PDF.

Atur Area Cetak

1. Blok area template yang ingin dicetak saja.
2. Pilih Page Layout > Print Area > Set Print Area.
3. Gunakan Page Break Preview untuk memastikan tampilan cetak sesuai harapan.

Dengan cara ini, Anda bisa mencetak kuitansi satu per satu sesuai kebutuhan, cukup dengan memilih nomor transaksi.

8. Tips Kerapihan dan Keamanan Dokumen

Kunci Sel Rumus

Untuk menghindari kesalahan edit pada sel yang berisi rumus:

1. Blok semua sel yang berisi rumus di sheet Kuitansi.
2. Klik kanan, pilih Format Cells → tab Protection → centang Locked.
3. Buka tab Review > Protect Sheet dan masukkan kata sandi jika diperlukan.

Gunakan Format Angka yang Konsisten

Kolom Jumlah sebaiknya diformat dengan jenis Currency atau Accounting, agar nilai rupiah lebih mudah dibaca dan konsisten (misal: Rp 1.000.000).

Manfaatkan Conditional Formatting

Jika ingin menandai transaksi yang sudah dicetak atau yang belum, Anda bisa menambahkan kolom status di sheet data dan menggunakan Conditional Formatting untuk memberi warna otomatis.

9. Kesimpulan

Membuat aplikasi kuitansi di Excel tanpa VBA sepenuhnya mungkin, bahkan pada versi lawas seperti Excel 2010. Dengan memanfaatkan fungsi INDEX, MATCH, TEXT, dan dropdown dari Data Validation, Anda dapat menyusun sistem yang rapi dan siap pakai.

Metode ini:

• Lebih aman karena tidak menggunakan makro.
• Lebih ringan dan kompatibel di semua versi Excel.
• Mudah dikembangkan ke sistem lain seperti Mail Merge Word atau Google Sheets.

Jika Anda ingin mencetak kuitansi massal, menyimpan otomatis sebagai PDF, atau menghubungkan sistem ini dengan Google Forms, pengembangan lebih lanjut bisa dilakukan tanpa mengubah struktur dasar yang sudah dibangun.

Dengan pendekatan sederhana ini, Anda bisa menyederhanakan pekerjaan administratif di sekolah, kantor, atau lembaga mana pun, tanpa perlu menjadi ahli pemrograman.