Tutorial Membuat Arsip Online Surat dengan Token

Dalam tutorial ini, kita akan membuat sistem arsip online untuk surat dengan menggunakan Google Drive, Google Sheets, dan Looker Studio. Sistem ini memungkinkan penyimpanan dan pencarian surat berdasarkan token yang dibuat secara unik.

Daftar Isi

• Pendahuluan
• 1. Membuat dan Menyimpan Surat
• 2. Membuat Database Surat di Google Sheets
• 3. Membuat Laporan di Looker Studio
• 4. Menambahkan Footer dan Menyimpan sebagai PDF
• 5. Menguji Sistem
• Kesimpulan

Pendahuluan

Digitalisasi dokumen merupakan langkah penting dalam transformasi birokrasi modern. Arsip surat yang dulunya hanya tersedia dalam bentuk fisik kini semakin banyak disimpan dalam format digital. Hal ini tidak hanya memudahkan pencarian dan pelacakan, tetapi juga meminimalisir risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.

Banyak instansi pemerintah maupun organisasi swasta mulai mengintegrasikan sistem arsip online dengan fitur keamanan seperti penggunaan token unik. Token ini memungkinkan pengguna mengakses dokumen secara langsung tanpa harus membuka folder demi folder. Selain itu, penggunaan token juga mencegah orang yang tidak berkepentingan mengakses arsip secara sembarangan.

1. Membuat dan Menyimpan Surat

1. Buka Microsoft Word dan buat surat resmi sesuai format instansi Anda. Pastikan surat memuat informasi lengkap seperti nomor surat, perihal, tujuan, dan tanggal.

2. Simpan surat tersebut dalam format Word (.docx) untuk memudahkan proses pengeditan jika dibutuhkan kembali.

Langkah awal ini penting karena surat akan menjadi entitas utama yang diarsipkan. Pastikan isi surat sudah sesuai dan tidak mengandung kesalahan, karena setelah diubah ke format PDF dan diunggah ke sistem, perubahan akan lebih sulit dilakukan.

2. Membuat Database Surat di Google Sheets

Google Sheets akan menjadi tulang punggung dari sistem pencatatan surat. Spreadsheet ini berfungsi sebagai database surat, tempat kita menyimpan informasi penting terkait surat-surat yang telah dibuat.

1. Buka Google Sheets dan buat spreadsheet baru dengan nama "Database Surat".
Anda harus login ke google untuk membuat spreadsheet baru
2. Buat header dengan kolom-kolom berikut:
   • No
   • No_Surat
   • Perihal
   • Tujuan
   • Tgl_Surat
   • Arsip_Surat (URL Google Drive)
   • Token
3. Isi baris pertama dengan contoh data:
   • No: 1
   • No_Surat: -
   • Perihal: -
   • Tujuan: -
   • Tgl_Surat: -
   • Arsip_Surat: -
   • Token: a
4. Buat token unik manual.

No	No_Surat	Perihal	Tujuan	Tgl_Surat	Arsip_Surat (URL Google Drive)	Token
1	-	-	-	-	-	a

Setiap kolom memiliki peran masing-masing. Kolom "No" adalah nomor urut entri, "No_Surat" berisi nomor resmi surat, "Perihal" menjelaskan isi surat, "Tujuan" adalah pihak yang dituju, dan "Tgl_Surat" menunjukkan tanggal dibuatnya surat. Kolom "Arsip_Surat" berisi link ke Google Drive, sedangkan "Token" adalah identifikasi unik untuk pencarian cepat.

Untuk token, gunakan kombinasi huruf dan angka yang tidak membingungkan seperti menghindari huruf I, O, L dan angka 0, 1. Contoh token yang baik adalah H4BT5. Token ini dapat dibuat manual atau menggunakan script otomatis jika sudah mahir.

3. Membuat Laporan di Looker Studio

Looker Studio (dulunya Google Data Studio) memungkinkan kita membuat dashboard yang interaktif dan menarik. Ini sangat berguna untuk menampilkan surat-surat dalam bentuk tabel yang bisa difilter berdasarkan token.

1. Buka Looker Studio dan buat laporan baru.
Anda akan diminta untuk sign in atau sign up terlebih dahulu untuk bisa membuat laporan di looker studio
2. Tambahkan sumber data dengan memilih "Google Sheets", lalu sambungkan dengan spreadsheet yang sudah dibuat.
3. Buat tabel dengan kolom yang sesuai: No_Surat, Perihal, Tujuan, Tgl_Surat, Arsip_Surat, Token.
4. Tambahkan kontrol pencarian:
   • Pilih "Add a Control" > "Text Box".
   • Hubungkan dengan kolom "Token" untuk memudahkan pencarian berdasarkan kode unik.
5. Edit kolom Arsip_Surat agar menjadi hyperlink yang bisa diklik, langsung membuka dokumen PDF dari Google Drive.
6. Pergi ke sidebar sebelah kanan, pada bagian Setup / Penyiapan, pada bagian Number of rows / Jumlah Baris, pilih Top N
7. Masih sidebar sebelah kanan, pada bagian Setup / Penyiapan, pada bagian Top Rows / baris per halaman, pilih angka 1
8. Klik menu Bagikan / Share di menu bagian atas, lalu pilih Dapatkan link laporan / Get report link

Simpan link yang didapatkan, untuk kita kopikan di footer surat

Laporan ini bisa dibagikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan akses tanpa harus mengirimkan file satu per satu. Mereka cukup memasukkan token untuk melihat surat yang relevan.

4. Menambahkan Footer dan Menyimpan sebagai PDF

1. Buka kembali surat Word dan tambahkan footer di bagian bawah halaman:

Surat ini diarsip secara digital di [LINK LOOKER STUDIO] dengan token: [TOKEN DARI GOOGLE SHEETS].

2. Simpan surat dalam format PDF.
3. Buka Google Drive dan buat folder "Arsip Surat".
4. Ubah izin folder agar publik atau siapa saja dengan link dapat melihat.
5. Unggah file PDF ke folder tersebut.
6. Salin link PDF lalu masukkan ke kolom Arsip_Surat di Google Sheets.

Footer ini akan menjadi penghubung antara dokumen fisik (PDF) dan arsip digital (dashboard Looker Studio). Dengan mencantumkan token dan link, kita mengintegrasikan seluruh sistem dalam satu ekosistem yang efisien.

5. Menguji Sistem

1. Masukkan beberapa data contoh ke Google Sheets.
2. Periksa apakah data muncul di laporan Looker Studio.
3. Coba filter token untuk melihat surat tertentu.
4. Klik link pada kolom Arsip_Surat dan pastikan file PDF dapat diakses.

Pengujian adalah langkah penting sebelum sistem digunakan secara luas. Pastikan tidak ada link yang mati, kolom yang kosong, atau token yang duplikat. Validasi ini dapat dilakukan secara manual ataupun otomatis melalui skrip tambahan di Google Sheets.

Kesimpulan

Mengelola arsip surat secara digital kini menjadi kebutuhan, bukan lagi pilihan. Dengan memanfaatkan Google Drive sebagai penyimpanan, Google Sheets sebagai database, dan Looker Studio sebagai tampilan antarmuka, kita dapat membangun sistem arsip online yang efisien dan aman.

Token unik menjadi solusi cerdas dalam menyederhanakan pencarian dokumen. Hal ini penting terutama bagi instansi yang mengelola ratusan hingga ribuan surat per tahun. Selain hemat waktu, sistem ini juga mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik yang mudah rusak atau hilang.

Sekarang Anda memiliki fondasi sistem arsip surat yang profesional dan dapat diakses kapan pun dibutuhkan. Jangan lupa untuk selalu mencadangkan data secara rutin dan menjaga link tetap aktif.

#tutorial #googleDrive #lookerStudio #arsipSuratOnline

Jika ada pertanyaan, silakan tinggalkan komentar atau hubungi kami melalui email. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat!