Setiap menjelang akhir semester, baik di bulan Juni maupun Desember, para guru dan panitia ujian pasti mulai sibuk menyusun segala kebutuhan administrasi. Salah satu yang paling menyita waktu adalah proses membuat Kartu Peserta Ujian. Meskipun kelihatannya sepele, menginput data satu per satu, terutama kalau jumlah siswanya ratusan, bisa sangat melelahkan.
Tapi tenang, bagi kamu yang ingin bekerja lebih cerdas dan hemat waktu, Microsoft Excel bisa menjadi penyelamat. Kali ini kita akan belajar bagaimana membuat kartu ujian yang bisa update otomatis hanya dengan memilih kelas dari daftar dropdown. Menarik, kan?
📌 Persiapan Data: Buat Sheet Per Kelas
Langkah pertama tentu adalah menyiapkan data siswa per kelas. Misalnya kita punya tiga kelas: IA, IB, dan IC. Maka kita buat tiga sheet dengan nama yang sama persis: IA, IB, dan IC.
Format data dalam masing-masing sheet kelas sebaiknya seperti ini:
- Kolom A: Nama Siswa
- Kolom B: Kelas
- Kolom C: Nomor Ujian
- Kolom D: Ruang
🎛️ Menambahkan Combo Box untuk Pilih Kelas
Setelah data siap, masuk ke sheet bernama Kartu. Di sheet inilah kita akan mendesain kartu ujian otomatis. Tapi sebelumnya, kita perlu membuat alat pemilih kelas, yaitu Combo Box:
- Masuk ke menu Developer → Insert → pilih Combo Box (Form Control).
- Letakkan Combo Box di area atas sheet “Kartu”.
- Isi daftar kelasnya dari range misalnya
J3:J5(yang berisi: IA, IB, IC). - Link-kan Combo Box ke sel
D1. Sel ini akan menunjukkan angka urutan pilihan (1 untuk IA, 2 untuk IB, dst.).
Nantinya, saat kita memilih kelas dari Combo Box, sel D1 akan berubah nilainya. Nilai inilah yang akan menjadi referensi utama dalam mengambil data dari sheet yang sesuai.
🔎 Rumus Dasar: Ambil Data Siswa Secara Otomatis
Kita ingin agar setiap kartu menampilkan data satu siswa, dan bisa berubah otomatis sesuai pilihan kelas dan urutan siswa. Untuk itu, kita gunakan gabungan fungsi INDEX, INDIRECT, dan OFFSET.
Berikut rumus inti untuk menampilkan Nama Siswa pada kartu pertama:
=OFFSET(INDIRECT(INDEX($J$3:$J$5, $D$1)&"!C2"), B3, 0)Penjelasan rumus:
INDEX($J$3:$J$5, $D$1): Mengambil nama sheet dari daftar kelas, berdasarkan nilai pilihan di D1.INDIRECT(...&"!C2"): Mengakses sheet tersebut, dimulai dari sel C2 (yaitu baris data pertama).OFFSET(..., B3, 0): Menggeser baris berdasarkan nilai yang ada di B3. Jadi jika B3 = 1, artinya ambil baris kedua (siswa ke-2).
📄 Mengisi Kolom Lain di Kartu
Setelah menampilkan nama siswa, kita tinggal menyalin rumus dengan sedikit modifikasi untuk menampilkan data lain:
- Kelas:
=OFFSET(INDIRECT(INDEX($J$3:$J$5,$D$1)&"!C2"),B3,1) - Nomor Ujian:
=OFFSET(INDIRECT(INDEX($J$3:$J$5,$D$1)&"!C2"),B3,2) - Ruang:
=OFFSET(INDIRECT(INDEX($J$3:$J$5,$D$1)&"!C2"),B3,3)
Jadi, kamu cukup copy-paste dari rumus pertama, lalu ubah angka kolom (0, 1, 2, 3) sesuai kebutuhan.
📄 Menggandakan Kartu Peserta
Nah, setelah satu kartu berhasil menampilkan data secara otomatis, saatnya kita gandakan untuk menampilkan beberapa kartu sekaligus di satu halaman. Biasanya, satu halaman bisa memuat 2 atau 4 kartu, tergantung desain dan ukuran kertas yang digunakan.
Untuk menggandakan, caranya cukup simpel:
- Blok semua elemen dari kartu pertama, lalu copy dan paste di bawahnya.
- Ubah referensi baris siswa (misalnya dari
B3menjadiB11untuk kartu kedua). - Ulangi langkah tersebut untuk kartu ketiga dan keempat (misalnya menggunakan
B19danB27).
Dengan begini, kamu hanya perlu mengganti angka di sel referensi (misalnya 0, 1, 2, dst.) untuk menampilkan siswa berikutnya. Satu Combo Box bisa menampilkan seluruh siswa satu kelas, tinggal mengganti nilai baris saja.
🧾 Penjelasan Kolom di Sheet “Kartu”
Untuk kamu yang penasaran bagaimana bentuk sheet “Kartu”, berikut penjelasan ringkas mengenai susunan kolom dan elemennya:
- Kolom A – Kosong, digunakan hanya untuk jarak margin atau penataan visual.
- Kolom B – Berisi nomor urut siswa yang akan ditampilkan. Misalnya baris ke berapa dalam data kelas.
- Kolom C s.d. F – Diisi dengan rumus untuk menampilkan:
- Nama (kolom C)
- Kelas (kolom D)
- Nomor Ujian (kolom E)
- Ruang (kolom F)
- Kolom G dst – Biasanya digunakan untuk desain tambahan seperti tanda tangan, logo madrasah, atau keterangan jadwal ujian.
🎨 Menyamarkan Nomor Urut
Agar tampilan lebih bersih, nomor urut baris siswa (seperti B3, B11, dst.) bisa kamu samarkan. Caranya?
Gunakan trik warna: ubah warna tulisan nomor menjadi sama dengan warna background (biasanya putih). Dengan begitu, angkanya tetap ada dan berfungsi dalam rumus, tapi tidak terlihat di cetakan.
Kamu juga bisa menyembunyikan kolom yang memuat angka tersebut jika tidak ingin tampil sama sekali.
📎 File Contoh Bisa Diunduh
Biar lebih jelas dan bisa langsung dipraktikkan, kamu bisa unduh file contoh kartu ujian otomatis di link berikut:
File tersebut sudah dilengkapi dengan 3 sheet kelas (IA, IB, IC), daftar Combo Box, dan empat kartu dalam satu halaman yang siap untuk dicetak. Tinggal edit data siswa dan cetak sesuai kebutuhan.
🎁 Bonus Ide: Kartu dengan QR Code atau Foto
Kalau kamu ingin membuat kartu ujian yang lebih modern, bisa juga ditambahkan kolom foto siswa atau QR Code untuk absensi. QR Code bisa dibuat menggunakan add-in gratis atau situs pembuat QR online, lalu ditempel di kolom khusus.
Tapi ini opsional ya, cukup pakai fitur dasar Excel pun sudah bisa bikin panitia ujian kerja jauh lebih cepat dan rapi.
📌 Penutup
Membuat kartu ujian tidak harus repot dan memakan waktu lama. Dengan memanfaatkan fitur Excel seperti Combo Box, OFFSET, dan INDIRECT, semua bisa dikerjakan secara otomatis dan akurat.
Yuk, mulai buat kartu ujian otomatis versi kamu sendiri! Jangan lupa sesuaikan desainnya agar tampil lebih menarik dan sesuai branding madrasah atau sekolahmu.
Semoga tutorial ini membantu, dan sampai jumpa di tips Excel berikutnya bersama NewExcelheru 🌸
Komentar
Posting Komentar